การใช้ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนกลยุทธ์ทางด้านธุรกิจ



 

คำบรรยายสำหรับวีดีโอนี้

อย่างไรก็ตามการจะนำระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศใดๆ มาใช้ในองค์กร ก็ควรมีความสอดคล้อง กับแผนกลยุทธ์ขององค์กรธุรกิจด้วย กล่าวคือ ระบบหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่จะนำมาใช้ในองค์กร ควรเป็นไปเพื่อสนับสนุนองค์กร ไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ การวางแผนกลยุทธ์องค์กรหรือกลยุทธ์ธุรกิจ ซึ่งมีขั้นตอนตามที่ได้กล่าวถึงไปแล้วในตอนต้น โดยเริ่มจากการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ขององค์กร รวมทั้งการวิเคราะห์สภาพแวดล้อม ทั้งภายในและภายนอก เพื่อนำไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ระดับต่างๆ ขององค์กร เมื่อองค์กรได้กลยุทธ์มาแล้ว ก็จะนำมาชี้นำการวางแผนกลยุทธ์ระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศ

กลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การพิจารณาว่า สารสนเทศ ระบบสารสนเทศ และโครงสร้างพื้นฐาน ทางเทคโนโลยีสารสนเทศใด ที่ธุรกิจต้องการ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน หรือกลยุทธ์ธุรกิจ รวมทั้งโครงสร้างพื้นฐานหรือ บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเหล่านั้น จะหามาได้อย่างไร ในการนำกลยุทธ์ธุรกิจ มากำหนดกลยุทธ์ระบบสารสนเทศนั้น องค์กรจะต้องพิจารณาว่า ระบบสารสนเทศที่จะนำมาใช้นั้น สามารถเพิ่มขีดความสามารถ ในการแข่งขันขององค์กรในด้านใด เช่น หากองค์กรกำหนดกลยุทธ์ ในเรื่องต้นทุนต่ำ ระบบสารสนเทศที่จะนำมาใช้ ก็ควรช่วยในการลดต้นทุน ในการดำเนินงานในองค์กรได้ เช่น ต้นทุนในการสั่งซื้อ ต้นทุนในการเก็บรักษาวัตถุดิบ ต้นทุนในการผลิต เป็นต้น โดยต้องมีเป้าหมายของ การนำระบบสารสนเทศมาใช้ ให้สอดคล้องกับเป้าหมาย เชิงกลยุทธ์ของธุรกิจด้วย เช่น ระบบสารสนเทศจะช่วยลดต้นทุน ของธุรกิจในเรื่องใดได้กี่เปอร์เซ็นต์ หรือในระยะเวลาใดจึงจะเกิดผล ในด้านการลดต้นทุนดังกล่าว เป็นต้น

เมื่อได้แผนกลยุทธ์ เทคโนโลยีสารสนเทศแล้ว องค์กรจะรู้ว่า มีความต้องการระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศอะไรบ้าง องค์กรจึงนำมาพิจารณาต่อไปว่า การจะได้มาซึ่งระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศดังกล่าวเหล่านั้น จะได้มาอย่างไร โดยพิจารณาจากศักยภาพขององค์กร สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ และทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเอง ว่ามีการพัฒนาไปถึงไหนบ้าง รวมทั้งกลยุทธ์ขององค์กรว่า ต้องการลงทุนทางด้าน เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไร เช่น หากองค์กรต้องการพัฒนา ระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเป็นช่องทางในการขายสินค้าที่สะดวก และมีต้นทุนต่ำให้กับลูกค้า ซึ่งสอดคล้องกับ กลยุทธ์ด้านต้นทุนต่ำขององค์กร องค์กรก็ต้องพิจารณาว่า การจะได้มาซึ่งระบบดังกล่าวนั้น หากพัฒนาเองจะมีค่าใช้จ่ายที่สูง หรือต่ำกว่าการไปหามาจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก ถ้าสูงกว่าก็ไม่ควรพัฒนาเอง เพราะจะไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร ที่ต้องการเน้นการให้บริการในต้นทุนที่ต่ำกว่า แต่หากองค์กรมีการลงทุนในด้าน ระบบสารสนเทศอยู่แล้ว โดยมีบุคลากรที่สามารถพัฒนาระบบเองได้ ในราคาที่ไม่สูงกว่าการจัดหาจากภายนอก องค์กรก็อาจพิจารณาในการดำเนินการเอง เพราะไม่ต้องลงทุนเพิ่มในด้านระบบมากนัก

การวางแผนเทคโนโลยีสารสนเทศ ประกอบด้วย 3 ระยะ ได้แก่

1. การวางแผนกลยุทธ์หรือแผนระยะยาวด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT Strategic (Long-Range) Plan

2. การวางแผนระยะกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT Medium-Term Plan

3. การวางแผนเทคนิคด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT Technical Plan

ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. การวางแผนกลยุทธ์หรือแผนระยะยาวด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การกำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ ด้านระบบและเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งเป็นการกำหนดทิศทาง ของความต้องการและแหล่งที่มาของทรัพยากร Resource Requirements and Sourcing งบประมาณ (Budget) กิจกรรม (Activities) และกรอบระยะเวลา (Time Frames) ในการดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. การวางแผนระยะกลางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การกำหนดโครงการด้านระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่องค์กรต้องดำเนินการ หรือ General Project Plan ว่าต้องมีการใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และมีโครงการใดบ้าง ที่ต้องดำเนินการในเวลาใด หรือ Project Portfolio

3. การวางแผนเทคนิคด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ คือ การวางแผนแต่ละปี ในรูปแบบของรายละเอียดการดำเนินการ ของแต่ละโครงการพร้อมทั้งงบประมาณ โดยต้องอยู่ในกรอบของแผนระยะยาวด้วย การตัดสินใจว่าระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศที่ต้องการ นำมาใช้ในองค์กร ที่ระบุไว้ในการวางแผนด้านระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น จะใช้วิธีการใดในการได้มา ซึ่งระบบต่างๆ ดังกล่าว

ในครั้งนี้จะขอแบ่งเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ การพัฒนาระบบภายในองค์กร การจ้างคนภายนอกในการพัฒนา และอื่นๆ ซึ่งในแต่ละกลุ่มยังแบ่งย่อยๆ ได้อีกดังนี้ การพัฒนาระบบภายในองค์กรเอง มี 2 วิธีหลักๆ ได้แก่ Build-in-house Information System และ End-user Development เรามาศึกษาวิธีแรกกันก่อนนะคะ Build-in-house Information System หมายถึง การพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร วิธีการนี้เหมาะสมกับองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีการลงทุนทางด้านระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศไปบ้างแล้ว และมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญ ทางด้านการพัฒนาระบบอยู่ในองค์กร หรือองค์กรที่ระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์องค์กร และต้องดำเนินการเอง เพื่อให้คงความได้เปรียบทางการแข่งขันไว้ หรือองค์กรที่ต้องการระบบเฉพาะ และเป็นความลับขององค์กรเอง End-user Development หมายถึง การพัฒนาโปรแกรมโดยผู้ใช้งานเอง ส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาโปรแกรมขนาดเล็ก ตามความต้องการของผู้ใช้ โดยผู้ใช้อาจมีความรู้ทางด้านการเขียนโปรแกรม จากซอฟต์แวร์อย่างง่าย ที่เป็นการเขียนโดยเฉพาะภาษาคอมพิวเตอร์ ที่เรียกว่า Fourth Generation Language เช่น การเขียน Macro จากโปรแกรม Excel เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลทางการเงินหรือบัญชี เป็นต้น กลุ่มที่ 2 การจ้างคนภายนอกในการพัฒนา มี 2 วิธี หลักๆ ได้แก่ Outsource Development และ Lease from ASP หรือ Application Service Providers ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ Outsource Development หมายถึง การจ้างบริษัทพัฒนาระบบ หรือ Vendor หรือ Software House มาพัฒนาระบบให้ใหม่

วิธีการนี้เหมาะสมกับองค์กร ที่มีความต้องการเฉพาะทาง ด้านระบบสารสนเทศ ที่ไม่อาจหาซื้อได้จากโปรแกรมสำเร็จรูป และองค์กรไม่มีผู้เชี่ยวชาญ ในการพัฒนาระบบ หรือไม่ต้องการลงทุนทางด้าน เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศ เนื่องจากไม่ใช่พันธกิจขององค์กร Lease from ASP หรือ Application Service Providers หมายถึง การเช่าซื้อระบบ หรือซอฟต์แวร์จากผู้ให้บริการ ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่ให้บริการผ่านทาง Internet หรือเว็บไซต์หรือ Cloud วิธีการนี้เหมาะสมกับองค์กรขนาดเล็ก ที่ไม่ต้องการลงทุนจำนวนมาก กับระบบหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ และระบบสารสนเทศไม่ใช่สิ่งสำคัญ ที่เป็นกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งการเช่าซื้อระบบหรือซอฟต์แวร์นั้น จะต่างจาก Outsource Development ในประเด็นที่ซอฟต์แวร์ไม่ได้ถูกติดตั้ง ไว้ในคอมพิวเตอร์ของบริษัทผู้ว่าจ้าง แต่จะเก็บไว้ที่บริษัท ผู้ดำเนินการพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือ ASP เพื่อความสะดวกในการดูแล และการปรับปรุงระบบต่อไป วิธีอื่นๆ ที่ไม่ใช่ 2 กลุ่มแรก แต่มีความนิยมในเรื่องการได้มา ซึ่งระบบหรือเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย มี 3 วิธี ได้แก่ 1. Buy Prepackaged Systems 2. Customization 3. Acquire via a partnership or alliance ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ Buy Prepackaged Systems หมายถึง การซื้อซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมสำเร็จรูป ที่มีการพัฒนาไว้เพื่อขาย วิธีการนี้เหมาะสมกับระบบที่เป็นพื้นฐาน ที่มีโปรแกรมสำเร็จรูปอยู่แล้ว และไม่ใช่ระบบสำคัญที่เป็นกลยุทธ์ขององค์กร Customization หมายถึง การปรับปรุงซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมที่มีอยู่แล้ว ให้เหมาะสมกับบริบท หรือความต้องการเฉพาะขององค์กร เช่น โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ ERP ที่ใช้ในหลายองค์กร ก็มาจากโปรแกรมที่มีอยู่เดิม แล้วนำมาปรับปรุง หรือ Customization ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร ซึ่งการปรับปรุงนั้น มักจะเป็นการจ้างบริษัทภายนอก หรือ Outsource มาดำเนินการให้ เพราะเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในโปรแกรมนั้นๆ และอาจเคยทำการปรับปรุง ให้กับองค์กรอื่นมาแล้ว หรืออาจดำเนินการปรับปรุงโปรแกรมเอง โดยมีการจ้างที่ปรึกษาภายนอก มาช่วยให้คำปรึกษาก็ได้ Acquire via a partnership or alliance หมายถึง การขอใช้บริการระบบ หรือซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น หรือการร่วมกันจ้างบริษัทมาพัฒนาโปรแกรม ให้กับธุรกิจที่เป็นพันธมิตรกัน เช่น การใช้บริการระบบการจองตั๋วเครื่องบิน ของสายการบินและตัวแทนขายต่างๆ หรือระบบ Vendor-managed Inventory หรือ VMI ที่โรงพยาบาลในเครือเดียวกันนำมาใช้

สำหรับการจัดซื้อเวชภัณฑ์ร่วมกัน เป็นต้น วิธีการนี้เหมาะสมกับระบบพื้นฐาน ที่มีคนใช้อยู่แล้วจำนวนหนึ่ง และระบบสารสนเทศไม่ใช่สิ่งสำคัญ ที่เป็นกลยุทธ์ขององค์กร แต่องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบนั้นๆ เพื่อไม่ให้เสียเปรียบคู่แข่ง หรือเพื่อจะอยู่ในธุรกิจต่อไปได้ ตัวอย่างการวางแผนกลยุทธ์ระบบ หรือเทคโนโลยีสารสนเทศ ของร้านถ่ายเอกสารแห่งหนึ่ง ซึ่งตั้งอยู่ในคณะหนึ่ง ในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เป็นร้านขนาดเล็ก ที่เจ้าของมีความรู้ทาง ด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วย จากการวิเคราะห์ด้านการแข่งขันแล้วพบว่า ธุรกิจนี้มีการแข่งขันค่อนข้างสูง เนื่องจากร้านถ่ายเอกสารมีจำนวนมาก ทั้งที่อยู่ในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และนอกมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ อีกทั้งการลงทุนทำร้านถ่ายเอกสารก็ง่าย และไม่ต้องใช้เงินมากนัก รวมทั้งลูกค้าก็ไม่ยึดติดว่า ต้องใช้บริการร้านไหน เว้นแต่เป็นร้านที่มีเอกสารเฉพาะ ของบางรายวิชาที่ต้องการเรียน แต่ข้อดีคือ ด้านอุปกรณ์มีผู้ขายจำนวนมาก จึงสามารถต่อรอง ในเรื่องราคาต้นทุนวัตถุดิบ และอุปกรณ์ได้ กลยุทธ์ของร้านจึงต้องมุ่งการ ให้บริการที่ดีที่สุดกับลูกค้า และการผูกสัมพันธ์ที่ดีกับอาจารย์เจ้าของวิชา ให้อยู่กับร้านให้มากที่สุด หรือ Lock in Customers & Suppliers เพื่อให้อาจารย์นำเอกสาร ประกอบการสอนในรายวิชาต่างๆ มาส่งให้กับทางร้าน ในการบริการถ่ายเอกสารให้กับนักศึกษา ที่เรียนในรายวิชาต่างๆ นั้น ทางร้านจึงมีกลยุทธ์การแข่งขัน ที่การให้บริการ โดยเน้นความสะดวกของลูกค้า หรือ Convenience และราคาที่ไม่สูงกว่าคู่แข่ง หรือ Not too expensive

ร้านถ่ายเอกสารแห่งนี้ได้มีการนำระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านต่างๆ มาใช้กับกระบวนการที่สำคัญ ที่นำไปสู่การสนับสนุนกลยุทธ์ Lock in Customers & Suppliers ด้วยการให้บริการการเข้าเล่ม และถ่ายเอกสารที่สะดวก ในราคาที่ไม่แพง เพื่อให้นักศึกษาและอาจารย์ สามารถใช้บริการได้ รวมทั้งการให้นักศึกษา สามารถพิมพ์งานได้เอง เพื่อส่งรายงานให้อาจารย์ ได้ทันตามความต้องการ นอกจากนี้ยังใช้ระบบการรับคำสั่งงาน และการออกบิลที่ทำได้ชัดเจน และถูกต้อง ที่เอื้อต่อการสั่งงานขององค์กร ที่ต้องการบิลเพื่อ ทำใบเบิกงบประมาณได้ และการสื่อสารกับลูกค้า ผ่านทางออนไลน์ในหลายๆ ช่องทาง สำหรับการได้มา ซึ่งระบบสารสนเทศต่างๆ นั้น ทางร้านมีทั้งการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ หรือ Buy Prepackaged Office Systems โดยเฉพาะสำหรับโปรแกรม ที่ใช้ในสำนักงานทั่วไป เช่น Microsoft Office และการใช้บริการซอฟต์แวร์ฟรีในด้านสื่อสาร หรือ Freeware Communication Systems เช่น Facebook, Gmail โดยผ่านทางผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หรือ ASP สำหรับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ใช้ในร้าน เช่น ระบบการสั่งงาน ระบบการออกบิล เจ้าของร้านเป็นผู้พัฒนาระบบเอง เพราะมีความรู้ทางด้านนี้ และมีความสนใจเกี่ยวกับ เทคโนโลยีสารสนเทศ รวมทั้งต้องการควบคุมเรื่อง ความปลอดภัยของระบบด้วยตนเอง ในส่วนของฮาร์ดแวร์ก็ใช้การสั่งซื้อ จากบริษัทต่างๆ เช่น บริษัทคอมพิวเตอร์ บริษัทเครื่องถ่ายเอกสาร เหมือนร้านถ่ายเอกสารทั่วๆ ไป กล่าวโดยสรุปก็คือไม่ว่าจะตัดสินใจ ในการได้มาหรือจัดหาระบบสารสนเทศ ด้วยวิธีการใดก็ตาม จะต้องให้แน่ใจว่าระบบที่ต้องการนั้น มีคุณค่าเพียงพอกับการลงทุน ขององค์กรธุรกิจ และสอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจ รวมทั้งเพื่อจะได้รับทราบว่า ระบบสารสนเทศที่ต้องการนั้น สามารถใช้งานได้กับโครงสร้างพื้นฐาน ของระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่ได้หรือไม่ หรือต้องมีการลงทุนเพิ่มในเรื่องใดบ้าง

เพื่อจะได้เป็นข้อมูลสำคัญในการตัดสินใจ ด้านการจัดหาระบบต่อไป ท้ายบทนี้ผู้สนใจสามารถศึกษา เรียนรู้เพิ่มเติมได้จากกรณีศึกษา บริษัทนิ่มเอ็กซ์เพรส จำกัด ซึ่งเป็นตัวอย่างขององค์กร ที่มีการวางแผนกลยุทธ์ด้านระบบ และเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้อย่างสอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจ โดยบริษัทมีความชัดเจน ในการบริการที่ให้กับลูกค้า และสามารถนำระบบและ เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างเหมาะสม ถึงแม้ว่าบริษัทจะเป็นบริษัทของคนไทย แต่ก็มีแนวทางการบริหารในระดับสากล เพราะต้องแข่งขันกับองค์กร ทั้งที่เป็นของไทยและองค์กรจากต่างประเทศ ที่เข้ามาตั้งสาขาในประเทศไทยด้วย

 

เป็นไงกันบ้างจ๊ะทุกคน สำหรับเนื้อหาคราวนี้ก็อัดแน่นไปด้วยข้อมูลการใช้ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนกลยุทธ์ทางด้านธุรกิจ ถ้าใครขี้เกียจอ่านก็ดูได้จากคลิปวีดีโอด้านบนเลยก็ได้นะจ๊ะ เพราะข้อมูลนี้ก็เป็น คำบรรยายที่อยู่ในวีดีโอนี้เอง ใครชอบอ่านก็อ่านได้ ใครไม่ชอบอ่านก็ดูวีดีโอได้จ๊ะ

ยังไงก็ช่วยกันไลค์ ช่วยกันแชร์ และช่วยกันติดตามกันเยอะนะจ๊ะ แค่นี้ก็มีกำลังใจมาแล้วจ๊ะ